DIAGRAMAS DE FLUJO

§Es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

VENTAJAS 

§Ventajas: Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce muy fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

§Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

§Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

§Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

DESVENTAJAS

§Diagramas complejos y detallados suelen ser laboriosos en su planteamiento y diseño,  acciones a seguir tras la salida de un símbolo de decisión, pueden ser difíciles de seguir si existen diferentes caminos, no existen normas fijas para la elaboración de los diagramas de flujo que permitan incluir todos los detalles que el usuario desee introducir.

GRÁFICAS DE GANT

EL DIAGRAMA DE GANTT

El diagrama de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Muestra las actividades, los responsables de su ejecución y los tiempos de inicio y término de cada una, hasta la conclusión del proyecto.

Muestra con claridad la secuencia de las actividades y las tareas que se pueden realizar simultáneamente.

Los participantes en el proyecto, observan la importancia de su participación y su responsabilidad para el alcance de las metas programadas.

Se utiliza para dar seguimiento a las actividades.

Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas actividades.

Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad. La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.

Es uno de los primeros métodos y el más utilizado en la administración de proyectos,

Se pueden planificar diversas actividades en un periodo determinado.

Tiene como objetivo fundamental, el cumplimiento de sus actividades. Y la culminación del proyecto planeado de una forma ordenada y coherente.

Procuró resolver los problemas de programación de actividades.

De tal manera que se pudiese visualizar el periodo de duración de cada actividad, es decir, la fecha de inicio y de término.

Es un excelente instrumento de comunicación, ya que permite dar una visión general de la situación al responsable del proyecto.

Permite analizar si el proyecto utiliza adecuadamente el tiempo y los recursos.

En el eje horizontal, se establece la unidad de medida más adecuada al trabajo que se va a ejecutar, hora, día, semana, mes.

En el eje vertical, las actividades que construyen el trabajo a ejecutar.

GRAFICA DE ACTIVIDADES (EXPOSICIÓN DE TEMAS) PARA LOS ALUMNOS DE LA LIC. DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN  DEL VI CUATRIMESTRE MODALIDAD SABATINA 2014  CORRESPONDIENTE A LA MATERIA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN ESCOLAR, QUE IMPARTE EL D.E. GUSTAVO BERNAL CISNEROS

	F	E	B	R	E	R	O
ADMINISTRACIÓN                 Y GESTIÓN ESCOLAR	SABADO		SABADO		SABADO		SABADO
	01		08		15		22
	09:30 13:00		09:30 13:00		09:30 13:00		09:30 13:00
UNIDAD I LA ADMINISTRACIÓN	FRAN
UNIDAD II EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL			CAMILO
UNIDAD III EL DIAGNOSTICO SITUACIONAL					ZARAHÍ
UNIDAD IV HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL							MAYMITY

HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL

Una herramienta es entendida como aquello que nos servirá  para facilitarnos alguna tarea, por lo tanto a continuación mencionaremos las que nos ayudan a la hora de planear  o controlar   en nuestras empresas. 

 Para la  planeación y control de una empresa es importante tomar en cuenta las siguientes acciones:

EVALUACIÓN DEL ENTORNO

Consiste en analizar  todos los elementos ajenos a la organización  que repercuten en su funcionamiento con el fin de predecir resultados futuros; algunos de ellos son:

§Físicos

§Económicos

§Políticos- jurídicos

§Socioculturales

§Tecnológicos

§Éticos 

PRESUPUESTOS

Plan en el que se asignan recursos a actividades especificas, lo cual nos permite pronosticar gastos, ingresos y utilidades.

            PROYECCIONES

Herramienta utilizada para predecir eventos futuros que afecten a la organización, ayuda a comprender el ambiente que rodea  a la organización.

  Las proyecciones son de ventas, económica, tecnológica y de tendencias sociales

PROGRAMACIÓN

Proceso mediante el cual se definen las actividades necesarias para cumplir un objetivo.

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS USANDO TIEMPOS DETERMINISTICOS

Método por el cual se realizan estimados de tiempo para las actividades del proyecto, lo que se pretende con esta acción es determinar en cuanto tiempo se completa algún proyecto, estimar retardos y considerar recursos necesarios, esto se logra conociendo los tiempos estándar de dichas actividades.

Para llevar a cabo cada uno de los procedimientos anteriores se requiere de diversos gráficos que nos permitan obtener datos de manera organizada, rápida y entendible para luego utilizarla en las acciones que se realizarán posteriormente.

  Existen múltiples formas de gráficos que se utilizan según las necesidades que se tengan y según los datos que se pretendan mostrar, algunos de los más utilizados son los siguientes:

DIAGRAMA CAUSA-EFECTO

HOJA DE VERIFICACIÓN

GRÁFICA DE CONTROL

HISTOGRAMA

GRÁFICAS DE GANT

RUTA CRÍTICA DIAGRAMA DE FLUJO

EL DIAGNOSTICO SITUACIONAL

Forma parte de la primera etapa del proceso administrativo, que es la planeación.

Es una labor imprescindible, dentro de las actividades de programación.

Es la ejecución de una metodología, que permite la detección de diversas problemáticas.

El objetivo es producir conocimientos para la acción y toma de decisiones adecuadas a la realidad.

Es el conocimiento aproximado de las diversas problemáticas.

Un análisis de sus perspectivas y una evaluación de las mismas.

Solo al tomar conciencia de su realidad, el hombre puede convertirse en el agente y sujeto de cambio que en ella se dan.

SIGNIFICADO DE DIAGNOSTICAR

Recoger y analizar, para evaluar y resolver problemas de diversa naturaleza.

SUS CARCTERISTICAS

•Diagnóstico particular

Es la descripción de la situación.

Identifica y describe los factores que influyen sobre la situación del objeto de estudio

•Análisis y pronóstico de la situación

Identificación de problemas, predicciones y proyecciones razonadas.

•Determinación de prioridades

De acción y de investigación.

•Conclusiones

Identificación de líneas de acción y formulación de programas.

LINEAMIENTOS Y ESQUEMAS PARA SU IMPLEMENTACIÓN

Se comienza con definir o identificar los objetivos de la Organización.

Un esquema que puede resultar práctico, es realiza un análisis factorial.

El factor humano, el económico, el administrativo, el tecnológico y el territorial.

ANÁLISIS DE RESULTADOS

Técnicas de investigación.

Observación, toda investigación comienza con ella y termina con ella.

Al investigar la validez de dicha teoría.

Técnicas de investigación.

Encuesta, se obtienen datos de lo que afirman diferentes personas.

Los 2 instrumentos para obtener datos de interés son el cuestionario y la entrevista.

CONCLUSIÓN

A pesar de considerarnos sobre diagnosticados, la realidad, es que se adolece de diagnósticos que tengan un carácter sistémico.

Generalmente no se consideran las variables prioritarias.

En ámbito educativo, el diagnóstico situacional, se realiza considerando diferentes elementos, y se olvida del más importante  “el alumno”.

PERSPECTIVAS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Dentro de las empresas es fundamental generar estructuras de desarrollo organizacional (DO) que faciliten la coordinación de las actividades y el control de las acciones de todos sus integrantes.

El (DO) surge a finales de los años 50´s y principios de los 60´s, basado en las dinámicas de grupo y la teoría de cambio planificado, enfocado a resolver problemas. Basado en la teoría clásica de Taylor y Fayol la cual maneja la organización formal y la racionalización de los métodos de trabajo

LAS PERSPECTIVAS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL SON:

• Obtener o generar informaciones, objetivas y subjetivas, validas y pertinentes.
• Compatibilizar, viabilizar, armonizar e integrar las necesidades de objetivos  de la empresa y las personas que ahí laboran.
• Estimular las emociones y sentimientos de las personas (siempre que el riesgo lo permita)
• Crear un clima de receptibilidad para conocer las realidades organizacionales y de abertura, para diagnosticar y solucionar problemas.
• Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias.
• Desarrollar potenciabilidades de los individuos en las aéreas de las 3 competencias  (Técnica, Administrativa e Interpersonal)

La tendencia de los modelos de comportamiento organizacional, es hacia una organización mas humana  y mas abierta. El verlo como un movimiento que permite una mayor distribución del poder dentro de una empresa, el equilibrio de intereses entre las necesidades del empleado y las de la empresa. Son los aspectos mas importantes que busca  las perspectivas del desarrollo organizacional.

Además con respecto al rol directivo, busca un liderazgo  autentico apoyado en su equipo de trabajo.

En síntesis se espera construir una mejor calidad de la vida de trabajo.

Y al final del día lograr la EXELENCIA

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Es un proceso para enseñar a las personas la forma de resolver problemas y aprovechas las oportunidades, mediante intervenciones del cambio planeado, para mejorar la efectividad organizacional y el bienestar del empleado.

Los autores Hornstein, Bunker, Burke, Gindes y Lewicki sitúan el origen del Desarrollo Organizacional en el año de 1924, con el estudio de psicología aplicada al trabajo en la fábrica Hawthorne de la Western Electric Company en los Estados Unidos. En esta empresa se estudió el efecto que las condiciones laborales tenían sobre el rendimiento y productividad de los trabajadores. Sin embargo, se considera que el movimiento como tal, surge a partir de 1962, como un conjunto de ideas con respecto al hombre, la organización y el ambiente, buscando el crecimiento y desarrollo de las organizaciones.

Este proceso está soportado en teorías, investigaciones y tecnología científica sobre la conducta y es dirigido, asistido y planificado por la alta dirección.

Los valores que maneja el desarrollo organizacional son:

• Respeto por la gente 
• Confianza y apoyo
• Igualdad de poder 
• Confrontación y participación 

Estas intervenciones las realiza un agente de cambio, que por lo regular es una persona ajena a la organización y lo hace en representación del cliente, el cual es es el receptor de los esfuerzos del  cambio.

Las intervenciones realizadas pueden cumplir actividades como:

• Diagnostico
• Intergrupales 
• Educación y capacitación 
• Entrenamiento y asesoría 
• Planificación de vida y carrera

Algunas de las técnicas que se llevan a cabo son:

Técnicas del desarrollo organizacional

1. Entrenamiento en sensibilización. Se realizan grupos de entrenamiento que busca cambiar el comportamiento mediante discusiones con ellos mismos, ésta técnica es dirigida por un profesional, hablan sobre creencias, ideas y actitudes. Y no se permite el liderazgo dentro de los participantes, sólo la coordinación del experto, quien busca lograr la empatía entre los participantes, que aprendan a escuchar, a ser tolerantes y a largo plazo que los individuos se integren a la organización. 
2. Retroalimentación de encuestas. Por medio de encuestas se buscan los problemas a tratar mediante las intervenciones y los datos que arrojan tales encuestas se informa al personal con el fin de lograr la reflexión y la retroalimentación.
3. Consultoría del proceso. Esta técnica requiere del análisis de un consultor externo, que entrega al cliente un reporte sobre lo que ocurre y que procesos deben mejorarse, desde su punto de vista el cual será objetivo, neutro e imparcial.
4. Planeación de vida y carrera. Se trata de una consultoría que se realiza al empleado donde se pretende que reflexione sobre sus expectativas en diversas áreas de su vida, tales como consigo mismo, con la familia, el trabajo y con el mundo.  

Para la puesta en marcha de ésta técnica y muchas otras  se emplean diversas herramientas tales como cuestionarios, entrevistas, encuestas, collage, dibujos, sondeo, convivencias, etc.